Cómo usar Copilot en Excel paso a paso: fórmulas, análisis y gráficos

Por Redacción Pangea IA · 7 de septiembre de 2026

Copilot en Excel permite pedir cambios, fórmulas y análisis utilizando lenguaje normal. Puede añadir columnas, resumir información, detectar tendencias, crear gráficos o tablas dinámicas y aplicar directamente los cambios al libro. Ya no es únicamente un chat que explica qué hacer: en su modo de edición puede trabajar sobre las celdas mientras el usuario supervisa el proceso.

Esa capacidad ahorra tiempo, pero también aumenta la necesidad de revisar el resultado. Una fórmula bien escrita puede estar calculando el dato equivocado, un gráfico puede ocultar una comparación importante y un análisis convincente puede partir de información incompleta. En esta guía aprenderás a utilizar Copilot con un ejemplo práctico de ventas, desde la preparación de la hoja hasta la comprobación final.

Qué puede hacer Copilot dentro de Excel

Microsoft describe actualmente seis grupos principales de funciones:

• Editar hojas, rangos, valores, formatos, validaciones y la estructura del libro.
• Generar datos y fórmulas, incluso entre varias hojas.
• Crear y modificar gráficos, tablas dinámicas, formas, paneles y plantillas.
• Encontrar resúmenes, tendencias, valores atípicos y otras conclusiones.
• Ordenar, filtrar, resaltar y aplicar formato condicional.
• Recuperar información de la web o de determinados archivos y fuentes de la organización, cuando la cuenta lo permite.

El contenido continúa siendo editable con las herramientas normales de Excel. Copilot utiliza tablas, fórmulas, gráficos y tablas dinámicas del propio programa, por lo que el resultado no queda convertido en una imagen ni bloqueado dentro de una respuesta de chat.

Qué necesitas para usar Copilot en Excel

Antes de empezar, comprueba estos requisitos:

• Excel para Microsoft 365 actualizado e iniciado con la cuenta correcta.
• Una suscripción o licencia compatible con Copilot.
• Conexión a Internet.
• Un archivo moderno de Excel, preferentemente en formato .xlsx.
• Las opciones de cálculo configuradas en modo automático si vas a permitir que Copilot edite el libro.

Microsoft incluye entre las licencias elegibles Microsoft 365 Personal o Familia con créditos de IA, Microsoft 365 Premium, una suscripción comercial de Microsoft Copilot y determinadas cuentas empresariales compatibles con Copilot Chat. La disponibilidad exacta puede variar según el plan y, en organizaciones, según la configuración del administrador.

Copilot admite instrucciones en español y también en catalán, aunque Microsoft advierte de que el rendimiento puede variar entre idiomas. Si una petición compleja no funciona bien, conviene simplificarla y utilizar los nombres exactos de las columnas antes de intentar traducirla al inglés.

En Windows, macOS y Excel para la web están disponibles los modos de edición, planificación y chat. En iPad se ofrecen chat y planificación, mientras el modo de edición continúa desplegándose. En iPhone y Android la modalidad documentada es únicamente chat. Por eso, para seguir esta guía completa es preferible utilizar un ordenador.

Antes de pedir nada: prepara el libro

Copilot funciona mejor cuando la hoja tiene una estructura comprensible. No hace falta convertir cada archivo en un modelo perfecto, pero sí eliminar ambigüedades que una persona resolvería por contexto.

Para el ejemplo de esta guía, imagina una hoja llamada «Ventas» con estas columnas:

• Fecha.
• Comercial.
• Producto.
• Región.
• Unidades.
• Precio unitario.
• Coste unitario.

Cada fila debe representar una operación y cada columna una clase de dato. Utiliza una sola fila de encabezados, evita celdas combinadas dentro del conjunto principal y comprueba que las fechas, importes y cantidades tengan el formato correcto. Elimina filas o columnas completamente vacías que separen una parte de la tabla de otra.

Guarda una copia antes de hacer pruebas. Copilot puede modificar directamente el libro y los cambios guardados serán visibles para quienes compartan el archivo. También puedes desactivar temporalmente el guardado automático, utilizar Deshacer o recuperar una versión anterior si el archivo está almacenado en OneDrive o SharePoint.

1. Abre Copilot y elige el modo correcto

Abre el libro y selecciona el icono de Copilot situado en la esquina inferior derecha de Excel. El panel se abre de forma predeterminada en modo de edición.

Actualmente puedes escoger entre tres formas de trabajo:

• Edición: Copilot puede cambiar el libro directamente. Es el modo adecuado para añadir fórmulas, reorganizar datos o construir un informe.
• Planificación: propone una secuencia de acciones para que la revises antes de modificar nada. Resulta útil en tareas largas o en archivos importantes.
• Chat: analiza y responde dentro del panel sin alterar la hoja. Es la opción prudente para explorar datos o comprobar una idea.

Empieza en chat o planificación cuando no tengas claro qué transformación necesitas. Cambia a edición después de aprobar la lógica. Pedir un plan primero permite detectar una interpretación equivocada antes de que afecte a varias hojas.

2. Pide una revisión inicial de los datos

No comiences ordenando que construya un panel completo. Primero averigua si Copilot entiende la estructura y detecta problemas básicos.

Revisa la hoja Ventas sin modificarla. Indica qué columnas has identificado, si hay valores vacíos, formatos incoherentes o posibles duplicados y qué comprobaciones debería realizar antes de analizar los resultados.

Comprueba que la respuesta mencione las siete columnas correctas. Si confunde «Precio unitario» con «Coste unitario» o interpreta una fecha como texto, corrige la hoja o delimita con más precisión el rango.

También puedes pedir:

Analiza únicamente la tabla de la hoja Ventas. No utilices otras hojas ni completes datos ausentes. Señala cualquier fila que pueda alterar los totales y explica por qué.

Las restricciones importan. «Analiza este Excel» deja abierta la posibilidad de mezclar hojas, escoger periodos incorrectos o tratar valores vacíos como ceros.

3. Crea columnas calculadas con fórmulas

Una vez revisados los datos, utiliza el modo de edición para añadir los cálculos. Es mejor crear una columna cada vez y comprobar varias filas antes de continuar.

Primero calcula los ingresos:

Añade al final de la tabla una columna llamada Ingresos. En cada fila debe multiplicar Unidades por Precio unitario. Utiliza una fórmula de Excel, no valores fijos, y no modifiques las columnas originales.

Después calcula el coste total:

Añade una columna llamada Coste total que multiplique Unidades por Coste unitario. Explica la fórmula antes de aplicarla.

Por último, añade el margen:

Crea una columna Margen bruto que reste Coste total a Ingresos. Aplica formato de moneda y comprueba si aparece algún margen negativo.

Copilot puede generar columnas o filas completas, proponer una fórmula para una celda concreta y explicar fórmulas existentes. Si heredas un libro difícil de entender, selecciona una celda y pregunta:

Explica la fórmula de la celda seleccionada paso a paso. Indica qué referencias utiliza, qué resultado pretende obtener y qué errores podrían aparecer.

No valores una fórmula únicamente por su aspecto. Compara manualmente dos o tres operaciones sencillas y comprueba las referencias, los paréntesis, los criterios y el tratamiento de celdas vacías. En libros importantes, revisa también los totales con un método independiente.

4. Busca tendencias y valores anómalos

Con las nuevas columnas ya verificadas, puedes utilizar el modo chat para investigar sin cambiar la hoja.

Utilizando Ingresos y Margen bruto, indica qué región tiene mayores ventas y cuál obtiene mayor margen. Muestra los totales utilizados y no atribuyas causas que no estén demostradas por los datos.

Después busca anomalías:

Detecta valores atípicos en Unidades, Precio unitario y Margen bruto. Enumera las filas que debería revisar y explica el criterio empleado, pero no elimines ni corrijas ningún dato.

Microsoft recomienda nombrar expresamente las columnas que deben analizarse. Cuanto más concreta sea la pregunta, más útil resulta la respuesta. Pedir que muestre los totales o las filas de origen facilita además la verificación.

Copilot también puede resumir comentarios, encuestas o reseñas almacenadas en una hoja. En esos casos, pídele que cree una columna nueva con el tema o el sentimiento y que conserve el texto original. Las etiquetas automáticas necesitan revisión porque el lenguaje ambiguo, la ironía y el contexto pueden producir clasificaciones erróneas.

5. Crea una tabla dinámica

Una tabla dinámica permite resumir muchas filas sin escribir varias fórmulas. Copilot puede construirla si defines con claridad qué debe aparecer en cada dimensión.

Crea una tabla dinámica en una hoja nueva llamada Resumen regional. Coloca Región en las filas, Producto en las columnas y la suma de Ingresos y Margen bruto como valores. No sustituyas ni ocultes la tabla original.

Revisa tres puntos:

• Que los campos estén en las áreas correctas.
• Que Excel esté sumando los importes y no contando el número de filas.
• Que el total de la tabla dinámica coincida con el total de la tabla original.

Si necesitas comparar meses, pide que agrupe la fecha por mes y año. No solicites solo «por mes» cuando el archivo contiene varios años, porque enero de periodos diferentes podría quedar agrupado de forma engañosa.

6. Convierte el análisis en un gráfico

Copilot puede crear gráficos vinculados a los datos de origen. Describe la comparación y el tipo de visualización, en lugar de limitarte a pedir «un gráfico bonito».

A partir de la tabla dinámica, crea un gráfico de columnas que compare los Ingresos por región. Ordena las regiones de mayor a menor, muestra un título descriptivo y evita efectos tridimensionales.

Para observar la evolución temporal:

Crea un gráfico de líneas con los Ingresos mensuales. Utiliza el mes y el año en el eje horizontal, muestra una sola serie total y conserva el vínculo con los datos de origen.

Comprueba que el eje empiece y termine donde corresponde, que las unidades sean coherentes y que el gráfico no mezcle importes con porcentajes en una sola escala. Un diseño limpio no corrige una agregación equivocada.

7. Resalta, ordena y filtra la información

Copilot puede aplicar orden, filtros y formato condicional para centrar la atención en los datos importantes. Antes de aceptar, especifica el criterio.

Resalta en rojo suave las filas con Margen bruto negativo y en azul las cinco operaciones con mayor Margen bruto. No cambies los valores ni el orden de las filas.

Otros ejemplos útiles son:

• «Ordena la tabla por Ingresos de mayor a menor, manteniendo juntas todas las columnas de cada fila».
• «Filtra las operaciones de la región Norte correspondientes al último trimestre disponible».
• «Resalta los valores vacíos de Precio unitario y Coste unitario sin sustituirlos».
• «Aplica un formato de porcentaje con un decimal a la columna Margen porcentual».

Copilot describe el cambio en el panel y, según el flujo disponible, permite aplicarlo a la hoja. Revisa siempre qué rango va a modificar, especialmente si existen totales o notas junto a la tabla.

8. Crea un informe completo sin perder el control

Cuando las operaciones anteriores funcionen, puedes encargar una tarea de varias fases. Utiliza primero el modo de planificación:

Propón un plan para crear un informe mensual a partir de la hoja Ventas. Debe incluir comprobación de datos, ingresos, costes, margen, una tabla dinámica por región, un gráfico mensual y una hoja final con tres conclusiones. No modifiques todavía el libro.

Examina el plan y corrige lo que sea necesario. Después cambia a edición:

Ejecuta el plan aprobado. Crea hojas nuevas para los cálculos y el resumen, conserva intacta la tabla original y detente si falta un dato necesario. Al terminar, enumera los cambios realizados.

Puedes detener el proceso desde el botón situado junto al campo de conversación. Si el resultado se desvía del encargo, es preferible pararlo y corregir la instrucción que esperar a que complete una cadena de cambios inútiles.

Cómo escribir mejores instrucciones para Copilot en Excel

Una petición eficaz suele contener cinco elementos:

• Objetivo: qué decisión o resultado necesitas.
• Ámbito: qué hoja, tabla, columnas o rango debe utilizar.
• Operación: analizar, calcular, ordenar, representar o modificar.
• Formato: fórmula, tabla dinámica, gráfico, columna o resumen.
• Límites: qué no debe inventar, borrar o alterar.

Una plantilla reutilizable sería:

En la hoja [nombre], utiliza las columnas [columnas] para [objetivo]. Entrega el resultado como [formato]. No modifiques [datos protegidos] ni completes valores que falten. Antes de aplicar cambios, explica el cálculo y señala cualquier supuesto.

Microsoft aconseja ser específico, nombrar columnas o rangos, comenzar con una petición general y refinarla mediante preguntas sucesivas. Una conversación corta y controlada suele dar mejores resultados que una instrucción enorme con muchas decisiones ocultas.

Datos de la web y de otros archivos

En cuentas compatibles, Copilot puede incorporar datos de la web, de archivos almacenados en OneDrive o SharePoint y de información de la organización, como determinados correos o reuniones. También puede recuperar datos de otros libros de Excel.

Este tipo de petición necesita más control que un cálculo interno. Exige que Copilot identifique la fuente y la fecha, comprueba que los conceptos sean comparables y no mezcles automáticamente datos públicos con información confidencial.

Busca una tabla pública con los tipos de cambio vigentes, indica las fuentes y la fecha de actualización y muéstrame una vista previa. No insertes los datos hasta que confirme que la fuente y las monedas son correctas.

La disponibilidad depende de la licencia, las conexiones autorizadas y las políticas de la organización. Que Copilot pueda encontrar una fuente no significa que esa fuente sea adecuada para tomar una decisión financiera, legal o empresarial.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

El botón de Copilot no aparece

Comprueba la cuenta iniciada, la licencia, la versión de Excel, la conexión y las opciones de privacidad. En una empresa puede estar limitado por la configuración del administrador. Si el archivo utiliza un formato no compatible, guárdalo como libro moderno de Excel .xlsx.

Aparece «Unsupported file state»

El archivo puede estar desprotegido de forma incorrecta, utilizar Strict Open XML o encontrarse extraído para edición en SharePoint. Microsoft recomienda volver a registrarlo, cerrar y abrir Excel o utilizar Excel para la web cuando la política de SharePoint impide la edición desde Windows o Mac.

Copilot no puede editar el libro

Comprueba que las opciones de cálculo estén configuradas en Automático. Verifica también que utilizas Windows, Mac o la web, porque en móviles los modos disponibles son más limitados.

La fórmula es correcta, pero el resultado no

Revisa si Copilot ha utilizado las columnas adecuadas, si los importes incluyen impuestos, si los porcentajes están almacenados correctamente y si existen valores vacíos. Pide que explique la fórmula y contrasta varias filas manualmente.

La tabla dinámica cuenta en lugar de sumar

Indica expresamente «suma de Ingresos» o «suma de Margen bruto». Si Excel interpreta un importe como texto, corrige el formato de origen antes de regenerar la tabla.

El análisis parece convincente, pero inventa una causa

Separa descripción y explicación. Pide primero qué ha ocurrido según los datos y prohíbe atribuir causas sin evidencia. Una caída de ventas no demuestra por sí sola que haya cambiado la demanda, el precio o el rendimiento de un comercial.

Ha modificado demasiadas celdas

Utiliza Deshacer o recupera una versión anterior. Repite el encargo en modo de planificación, limita la hoja y el rango y ordena que conserve los datos originales.

Seguridad, privacidad y datos sensibles

No introduzcas información que no estés autorizado a tratar. En un entorno profesional, utiliza la cuenta corporativa y respeta las políticas internas sobre datos personales, nóminas, clientes, contratos y secretos empresariales.

Los cambios de Copilot guardados en un libro compartido pueden ser visibles para otros colaboradores. Antes de experimentar con datos sensibles o con un archivo en uso, crea una copia y confirma quién tiene acceso.

Microsoft advierte de que Copilot puede equivocarse y desaconseja apoyarse en sus respuestas para decisiones sensibles de carácter financiero, jurídico o médico. En esas situaciones, la hoja puede servir para organizar información, pero la validación debe realizarla una persona competente y con acceso a las fuentes originales.

Preguntas frecuentes

¿Copilot en Excel funciona gratis?

La aplicación web básica de Excel puede utilizarse con una cuenta Microsoft, pero las funciones integradas de Copilot requieren una licencia o suscripción compatible. La disponibilidad y los créditos de IA varían según el plan.

¿Copilot puede crear fórmulas?

Sí. Puede añadir columnas y filas calculadas, proponer fórmulas para una celda, crear búsquedas entre hojas y explicar fórmulas existentes. El usuario debe verificar las referencias y el resultado.

¿Puede crear gráficos y tablas dinámicas?

Sí. Puede generar y modificar gráficos y tablas dinámicas vinculados a los datos. Conviene definir las dimensiones, la agregación y el tipo de gráfico en la petición.

¿Funciona en español?

Sí. El español figura entre los idiomas compatibles. Microsoft avisa de que la calidad puede variar porque el entrenamiento se realizó principalmente con fuentes en inglés.

¿Qué diferencia hay entre edición, planificación y chat?

Edición permite que Copilot modifique el libro; planificación prepara los pasos para revisarlos antes de actuar; chat analiza y responde sin realizar cambios directos.

¿Puedo utilizar Claude o GPT dentro de Excel?

Microsoft indica que Copilot en Excel admite modelos de Anthropic y OpenAI. El selector de modelo requiere Microsoft 365 Premium o una suscripción comercial de Microsoft Copilot y, en empresas, el administrador debe permitir Anthropic como subencargado. La selección solo se conserva durante la sesión activa.

Conclusión

Copilot puede reducir gran parte del trabajo repetitivo de Excel, especialmente al crear fórmulas, ordenar datos, preparar tablas dinámicas y construir una primera visualización. Su mayor ventaja no consiste en evitar aprender qué significan los datos, sino en dedicar menos tiempo a ejecutar cada paso manual.

El método más fiable es progresivo: preparar la hoja, pedir una revisión, crear un cálculo cada vez, verificar varias filas, analizar sin modificar y construir el informe únicamente después. El modo de planificación resulta especialmente útil cuando una tarea afecta a varias hojas.

Copilot acelera Excel, pero no convierte una hoja desordenada en una fuente fiable ni sustituye la comprobación humana. El usuario continúa siendo responsable de decidir qué calcular, qué significa el resultado y si puede utilizarse.

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Fuentes consultadas

• Microsoft: introducción a Copilot en Excel, consultada el 7 de septiembre de 2026.
• Microsoft: preguntas frecuentes sobre Copilot en Excel, consultada el 7 de septiembre de 2026.
• Microsoft: obtener conclusiones de los datos con Copilot en Excel, consultada el 7 de septiembre de 2026.
• Microsoft: visualizar datos con Copilot en Excel, consultada el 7 de septiembre de 2026.
• Microsoft: recomendaciones para utilizar Copilot en Excel, consultada el 7 de septiembre de 2026.
• Microsoft: utilizar datos de la web y fuentes internas con Copilot en Excel, consultada el 7 de septiembre de 2026.