Por Redacción Pangea IA · 16 de septiembre de 2026
La IA puede ayudarte a escribir una fórmula y entender tus datos aunque todavía estés aprendiendo Excel. En esta guía vas a transformar seis ventas ficticias en un pequeño informe: calcularás importes, resumirás productos y meses y prepararás un gráfico con conclusiones que puedas comprobar.
Es una práctica propia de Pangea IA para empezar con Excel e inteligencia artificial. Al final encontrarás una formación externa por si quieres avanzar en Excel, Power BI, macros y Copilot.
Qué necesitas: Excel y un asistente de IA
Para seguir la práctica basta con poder editar una hoja de Excel y consultar un asistente conversacional, como ChatGPT, al que pedir explicaciones y fórmulas. Tú introducirás las fórmulas en Excel y comprobarás su resultado. No necesitas conectar el asistente al libro ni adjuntar documentos: puedes copiar los datos ficticios del ejemplo.
Otra opción es utilizar Copilot dentro de Excel. Microsoft explica que puede trabajar con fórmulas, tablas, gráficos y tablas dinámicas; su disponibilidad depende de la versión, la licencia y la configuración de tu cuenta. Si no ves el botón, puedes seguir igualmente el recorrido manual de esta guía. Consulta los requisitos de Copilot en Excel.
Cuando pases a datos reales, trabaja sobre una copia y comparte solo la información necesaria en el entorno autorizado por tu empresa. Los nombres, clientes e importes de esta práctica son ficticios.
Paso 1. Prepara una tabla de ventas pequeña
Crea una hoja llamada Ventas. Copia el siguiente bloque y pégalo en A1: los campos están separados por tabulaciones. Debes obtener cinco columnas, de A a E, y seis ventas, de la fila 2 a la 7.
Fecha Producto Unidades Precio_unitario Importe 01/08/2026 Cuaderno 10 5 05/08/2026 Bolígrafo 20 2 10/08/2026 Cuaderno 6 5 02/09/2026 Carpeta 8 4 05/09/2026 Bolígrafo 15 2 10/09/2026 Carpeta 12 4
La columna E queda vacía de momento. Selecciona A1:E7 y utiliza Insertar → Tabla, indicando que la tabla tiene encabezados. Comprueba que las fechas se interpretan como día/mes/año y que Unidades y Precio_unitario son números. Aplica formato de moneda a las columnas D y E; los precios del ejemplo están en euros.
Si el pegado deja todo en una columna, separa el texto usando la tabulación como delimitador o introduce estas seis filas manualmente. No sigas hasta que cada valor esté en su columna.
Paso 2. Pide una fórmula que puedas entender
Envía esta instrucción al asistente:
Estoy aprendiendo Excel en español. En la hoja Ventas tengo Fecha en A, Producto en B, Unidades en C, Precio_unitario en D e Importe en E. Los datos van de la fila 2 a la 7. Quiero calcular el importe de cada venta. Dame la fórmula para E2 con referencias de celda, explícala y dime cómo aplicarla hasta E7. No añadas impuestos ni descuentos.
La fórmula que necesitas en E2 es:
=C2*D2
Pulsa Intro. Si Excel no rellena automáticamente la columna de la tabla, copia E2 hacia abajo hasta E7. Los resultados, en orden, deben ser 50, 40, 30, 32, 30 y 48 euros. En G1 escribe Total y en G2 introduce:
=SUMA(E2:E7)
El resultado debe ser 230 €. El cálculo lo hace Excel; el asistente te ayuda a construirlo y entenderlo. Si la respuesta de la IA propone otra columna o un rango diferente, corrígelo antes de copiarla.
Paso 3. Revisa los datos antes de resumirlos
Un informe puede sumar correctamente y agrupar mal los productos. «Carpeta» y «Carpeta azul» son nombres distintos; un espacio sobrante también puede generar problemas. Pide una revisión concreta:
Revisa esta tabla de ventas. Comprueba si hay fechas ambiguas, unidades o precios guardados como texto, nombres de producto inconsistentes y posibles duplicados. Enumera los problemas y la corrección propuesta. No borres filas ni sustituyas valores que no puedas confirmar. [Pega aquí la tabla].
Para practicar, añade un espacio delante de Cuaderno en B2. En una celda libre prueba =ESPACIOS(B2) y comprueba que devuelve el nombre sin ese espacio. Después restaura B2. Revisa las propuestas de limpieza una por una: dos ventas con el mismo producto y precio pueden ser operaciones legítimas, no duplicados.
Paso 4. Calcula cuánto vende cada producto
En G4 escribe Producto y en H4 Total. Introduce Cuaderno en G5, Bolígrafo en G6 y Carpeta en G7. Pide al asistente que sume los importes según el producto de cada fila. En H5 puedes utilizar:
=SUMAR.SI($B$2:$B$7;G5;$E$2:$E$7)
Copia H5 hasta H7. Los signos $ mantienen fijos los rangos de origen; G5 cambia a G6 y G7. SUMAR.SI suma los importes cuyo producto coincide con el criterio. Debes obtener Cuaderno: 80 €; Bolígrafo: 70 €; Carpeta: 80 €. La suma vuelve a ser 230 €.
Las fórmulas con funciones de esta guía están escritas para Excel en español y utilizan punto y coma. Si tu instalación usa nombres ingleses, pide SUM y SUMIF; si rechaza los separadores, indica al asistente tu idioma y configuración regional. No cambies los datos para conseguir que una fórmula incorrecta funcione.
Paso 5. Resume las ventas por mes con una tabla dinámica
Añade Mes en F1 para ampliar la tabla. En F2 introduce =TEXTO(A2;"aaaa-mm") y rellena hasta F7. Esto crea etiquetas como 2026-08 y 2026-09 para agrupar este ejercicio; conserva la fecha original en A.
Selecciona una celda de la tabla y abre Insertar → Tabla dinámica. Comprueba que el origen incluye Mes y elige una hoja nueva. Arrastra Mes a Filas e Importe a Valores. El cálculo debe mostrar Suma de Importe. Si aparece Recuento, revisa primero que los importes sean numéricos y después cambia el resumen a Suma.
El resultado esperado es agosto: 120 €; septiembre: 110 €; total: 230 €. Si añades ventas después, actualiza la tabla dinámica para incorporar los cambios. Microsoft detalla este procedimiento en su guía de tablas dinámicas.
Paso 6. Crea un gráfico y escribe un informe breve
Vuelve a Ventas, selecciona G4:H7 y usa Insertar → Gráfico de columnas. Titúlalo «Ventas por producto (€)». Comprueba que el gráfico contiene los tres productos y sus importes, sin añadir el total como si fuera un cuarto producto.
Ahora pide una explicación a la IA utilizando exclusivamente los resultados comprobados:
Redacta un informe de tres frases sobre estas ventas ficticias: total 230 €; Cuaderno 80 €; Bolígrafo 70 €; Carpeta 80 €; agosto 120 € y septiembre 110 €. Explica qué productos empatan y cuánto cambia septiembre respecto a agosto. No inventes causas, beneficios, previsiones ni recomendaciones de compra de stock. Aclara que solo hay seis operaciones.
Un resultado válido sería: «Las seis operaciones suman 230 €. Cuaderno y Carpeta empatan con 80 € cada uno, mientras que Bolígrafo aporta 70 €. Septiembre registra 110 €, frente a 120 € en agosto: 10 € menos, una caída aproximada del 8,33 %».
Puedes comprobar la variación con =(110-120)/120 y formato de porcentaje. Estos datos no explican el motivo de la diferencia ni permiten calcular beneficios: para eso faltan costes y más contexto.
Si tienes Copilot dentro de Excel
Abre Copilot con el libro de práctica y pide una tarea cada vez: «Explica cómo se calcula Importe», «Resume Importe por Producto» o «Crea un gráfico de ventas por producto». Comprueba los rangos y compara las respuestas con los valores anteriores antes de aceptar cambios. Microsoft describe estas posibilidades en Introducción a Copilot en Excel.
Para conocer el funcionamiento de la herramienta, tienes nuestra guía de Copilot en Excel paso a paso. Esta práctica se centra en el recorrido completo desde los datos hasta un informe y se puede seguir sin esa integración.
Qué has aprendido y cómo seguir
Ya tienes una hoja con cálculos, un resumen por producto, otro por mes y un gráfico con conclusiones verificadas. El siguiente paso puede ser repetir el ejercicio con más registros o aplicar el mismo método a un inventario. Si los datos de partida están en un documento, consulta cómo convertir un PDF a Excel con ChatGPT.
Si prefieres una formación estructurada, el Mega Curso de Excel con IA 2026, de Milagros Martell, anuncia contenidos de Excel, Power BI, macros, VBA y Copilot. Puedes consultar nuestra ficha del curso y los aspectos que conviene revisar antes de inscribirte. Esta guía es contenido propio de Pangea IA; no es una lección extraída del curso.
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